Offene Rechnungen Glossar - Definition

Vereinbaren Lieferant und Kunde, dass der Kunde die Rechnung einer Leistung oder Lieferung nicht sofort zahlen muss, entsteht eine offene Rechnung resp. ein Debitorenposten.
Aus dem Kunden wird somit ein Debitor. Das bedeutet denn auch, dass zwischen der Leistung des Lieferanten und der Begleichung der Rechnung eine zeitliche Verzögerung, nämlich die Zahlungsfrist, besteht.

Diese zeitliche Verzögerung zwischen Lieferung und Bezahlung ist es denn auch, die aus dem Verkaufsbetrag einen Debitorenposten des Gläubigers gegenüber dem Schuldner macht.

Die Vereinbarung einer zeitlich verzögerten Begleichung der Rechnung bedeutet stets ein gewisses Risiko für den Gläubiger. Denn selbst bei bisher makelloser Zahlungsmoral des Debitoren kann es zu unerwarteten Verzögerungen kommen. Im Extremfall bedeutet dies mitunter, dass der Lieferant die offene Rechnung teilweise oder sogar vollständig abschreiben muss.

Den ersten offensichtlichen Nachteil von Debitorenposten haben wir oben bereits angedeutet. Nämlich auch wenn Debitoren bisher makellose Zahlungsmoral aufweisen und in der Vergangenheit stets pünktlich bezahlt haben, ist nicht auszuschliessen, dass sie die Rechnung diesmal ausnahmsweise nicht pünktlich bezahlen. So muss der Lieferant unter Umständen nicht nur länger auf sein Geld warten, sondern mit vermehrten administrativen Aufwänden durch Mahnungen, Kundengespräche usw. rechnen.

Nicht selten sind es gerade die bisher zuverlässigen Debitoren, bei denen man bei offenen Debitorenposten entgegen der rein buchhalterischen Signale ein Auge zudrückt. Bis zum Zeitpunkt, an dem auch dem blauäugigsten Lieferanten klar wird, dass der Kunde nicht (mehr) in der Lage ist, seinen offenen Debitorenposten vollumfänglich zu begleichen.

Natürlich möchten wir hier nicht schwarzmalen:
Obiges Szenario ist glücklicherweise die grosse Ausnahme in langfristigen Kundenbeziehungen.

Aber eines ist klar:
Diese unangenehmen Situationen sind nicht auszuschliessen und bilden stets ein Risiko für den Rechnungsteller.

Auch wenn wir oben beschrieben haben, dass es durchaus zu Zahlungsverzögerungen bis hin zu Zahlungsausfällen und Mehraufwand bei Debitorenposten kommen kann:
Der zweite Nachteil von offenen Rechnungen wiegt aus unserer Erfahrung noch schwerer.

Der Lieferant verzichtet bei Rechnungsstellung mit Zahlungsfrist von 30 bis 120 Tagen auf wichtige Liquidität. Diese Liquidität fehlt dem Lieferanten, so dass er mit dem weiteren Ausbau und Wachstum seiner Firma und der damit verbundenen Möglichkeiten warten muss. Und zwar bis zu dem Zeitpunkt, an dem der Debitor seinen Debitorenposten bezahlt und die Rechnung begleicht.

Die Firma Knappe Liquidität KnaLi AG liefert dem Grosskunden Kostenloser Kredit KoKre AG Waren im Wert von CHF 680’000. Der Grosskunde besteht bei diesem Auftrag auf einer Zahlungsfrist von 120 Tagen.
Nehmen wir weiter an, dass die KnaLi AG vor dem Auftrag über liquide Mittel von CHF 1’250’000 verfügte. Der Einstandspreis der Waren für diesen Auftrag beliefen sich auf CHF 520’000. Dadurch, dass die KoKre AG die CHF 680’000 erst in 120 Tagen bezahlen muss, stehen der KnaLi AG während dreier Monate lediglich CHF 730’000 liquide Mittel zur Verfügung.

Nicht nur kann die KnaLi AG in dieser Situation nicht in dringend benötigte zusätzliche Infrastruktur und Material investieren. Sie muss überdies die drei Monate abwarten, bis sie einen ähnlich grossen Auftrag eines anderen Grosskunden annehmen kann. Denn sonst gerät sie in eine gefährliche Unterliquidität.

Die Folgen sind klar: Das Wachstum wird abgewürgt und der Verlust von potenziellen oder tatsächlichen Aufträgen droht.

Und das ist noch der «optimale» Fall. Nämlich der Fall, in welchem die KoKre AG die Rechnung tatsächlich bezahlt. Aber wie wir weiter oben beschrieben haben kann es bei allen Debitoren auch sein, dass es zu Zahlungsverzögerung oder gar Zahlungsausfall kommt.

Dass der Grosskunde KoKre AG darüber hinaus während seiner Zahlungsfrist zu einem kostenlosen Kredit von CHF 680’000 kommt, sei nur noch am Rande erwähnt. Denn im Gegensatz zur KnaLi AG stehen dem Debitoren KoKre AG nun neben der Ware auch noch während dreier Monate das Geld zur Verfügung, das er der KnaLi AG schuldet.

Herr Obrist von der Firma HerObri AG hat unterschiedliche Debitorenposten bei grösseren Kunden. Das Gesamttotal dieser Positionen beträgt in unserem Beispiel CHF 1’950’000.
Die Grosskunden der HerObri AG sind bisher recht zuverlässig, sie haben jedoch die Zahlungsfrist auf bis zu 120 Tage gestreckt. So muss die HerObri AG durchschnittlich 115 Tage auf die Begleichung der Rechnungen warten.

Dies führt dazu, dass die Bilanz der HerObri AG in den durchschnittlich 115 Tagen stets eine Unterliquidität aufweist.
Herr Obrist ist deshalb gezwungen, mit Investitionen zu warten. Er muss mit dem Ausbau der Leistungsfähigkeit der HerObri AG noch zuwarten und kann noch nicht längerfristig gesund wachsen.

Herr Obrist ist Mitglied des KMU-Verbands. Nachdem er unseren Artikel in der Verbandszeitschrift ERFOLG liest, kontaktiert er uns, um eine Lösung aus seiner Lage zu finden.

Nach detaillierter Prüfung der offenen Rechnungen der HerObri AG und der Bonität ihrer Debitoren erhält Herr Obrist ein Darlehen in der Höhe von CHF 850’000 als Vorfinanzierung seiner Debitorenposten.

Die HerObri AG verfügt nun über ausreichende Liquidität, um weitere Investitionen zu tätigen. Herr Obrist kann nun weitere Produktionsstätten planen und zusätzliche Infrastruktur in Auftrag geben. Dadurch steigert die HerObri AG bald schon ihren Umsatz nachhaltig und gewinnt weitere Marktanteile hinzu.

Ein solches Wachstum wäre ohne den Abschluss eines mit vorfinanzierten Debitorenposten gesicherten Darlehens nicht ohne weiteres möglich gewesen. Die Zusammenarbeit hat sich also für alle Seiten uneingeschränkt gelohnt.

Ja, wir von kmu-liquiditaet.ch finanzieren Firmen mit unseren Forderungsbevorschussungen. Dies ist unser Kerngeschäft, und gerne zeigen wir Ihnen auf, was das für Ihre Firma bedeuten könnte.